Tetapi yang sangat disayangkan bahwa meskipun hampir setiap orang biasa berkomunikasi memakai telepon, tetapi banyak orang yang tidak memperhatikan tata krama waktu dan cara berbicara dengan pihak lain. Berikut beberapa tips yang mungkin bisa membantu Anda mengetahui tata krama yang dimaksud.
Pada saat menelpon, bila kita menghormati pihak lain, berlaku santun dan hangat maka akan dapat memberikan kesan yang baik kepada pihak lain. Kalau hendak menelpon, pilihlah waktu yang tepat.
Bila bukan dalam keadaan darurat, biasanya dilakukan setelah jam 8 pagi (pada hari libur setelah jam 9 pagi), malam hari hendaknya sebelum jam 9 malam, agar tidak mengganggu orang lain beristirahat.
Bila ada kebiasaan tidur siang, hendaknya tidak dilakukan pada tengah hari. Waktu berbicara sebaiknya antara 3~5 menit, sebisa mungkin tingkatkan efisiensi pembicaraan untuk mengurangi waktu yang tersita.
Dalam menelpon apa yang hendak dibicarakan, hendaknya sudah dipersiapkan masak-masak. Sebelum berbicara, hendaknya sudah terdapat perencanaan yang cukup dan tujuan yang mantap mengenai isi pembicaraan agar terhindar dari kata-kata yang tidak mengenai sasaran atau pembicaraan yang terpatah-patah, dan di samping pesawat telepon sebaiknya disiapkan buku memo atau kertas untuk mencatat sehingga bila diperlukan, tidak akan menghabiskan waktu pihak lain.
Saat hendak menelpon harus tahu betul nomor telpon yang akan dihubungi untuk menghindari salah sambung yang mungkin dapat mengganggu orang lain. Bila salah sambung hendaknya dengan santun meminta maaf kepada pihak lain, jangan begitu saja memutus hubungan telepon.
Setelah tersambung, dan terdengar kata “halo” dari pihak lain, maka kita balas memberi sapaan “Pagi, Pak !’ atau “Siang, Bu!” baru memperkenalkan diri (nama perusahaan tempat kita bekerja atau nama diri kita bila berupa telepon pribadi), setelah itu memberi tahu penerima telepon siapa yang ingin Anda temui, “Bisakah berbicara dengan Bapak X?”
Bila penerima telpon menyanggupi, hendaknya kita tunggu di depan telepon, jangan meninggalkannya untuk mengerjakan pekerjaan lain. Bila penerima memberitahukan bahwa orang yang dicari tidak berada di tempat, ja-nganlah begitu saja memutus hubungan telepon, hendaknya mengatakan, “Terima kasih, sudah merepotkan Anda!” atau meminta penerima membantu menyampaikan pesan: ”Bila berkenan tolong sampaikan kepadanya ……..” dan seterusnya. Bila penerima telepon menyanggupi permohonan Anda, juga jangan lupa mengucapkan terima kasih.
Bila Anda adalah penerima telepon, maka begitu mengangkat telepon, Anda bisa menyapa pihak lain sekaligus memperkenalkan diri, misalnya, “Pagi, XXX di sini, bisa dibantu?” atau sekedar sapaan ringan “Selamat siang/malam …”
Tips di atas khususnya akan sangat membantu anak-anak dan para remaja yang sebagian besar tidak mendapat pengarahan dari orang tua, sehingga tidak tahu bagaimana cara yang baik untuk memulai sebuah pembicaraan yang bersifat formal. (*v*)
Disalin oleh: Chen Mei Ing
